Online-Vorstellungsgespräch: Tipps für Unternehmen und Recruiter

 

Die Digitalisierung macht auch vor HR und Recruiting nicht Halt. So sind Online-Vorstellungsgespräche die digitale Alternative für herkömmliche Präsenz-Vorstellungsgespräche vor Ort. Aufgrund der Coronapandemie hat sich dieser Recruiting-Trend noch verstärkt. Gerade für Arbeitgeber, die Personal aus dem Ausland rekrutieren, haben Online-Vorstellungsgespräche viele Vorteile: leichtere Terminabsprachen, geringere Kosten und verbessertes Employer Branding. Die Online-Vorstellungsgespräche dienen dabei der Vorauswahl oder ersetzen ein Präsenz-Vorstellungsgespräch komplett. In diesem Ratgeber erfahren Sie, worauf Sie als Recruiter bei Online-Interviews besonders achten müssen.

 

Viele Vorteile von Online-Vorstellungsgesprächen

Virtuelle Vorstellungsgespräche sind längst nicht nur ein notwendiges Übel, sondern fester Bestandteil eines digitalen Recruiting-Prozesses. Denn es ergeben sich nicht nur Vorteile für die Bewerber, sondern auch für Recruiter.

 

Bessere internationale Rekrutierung von Fachkräften

Um Fachkräfte zu einem jobbedingten Umzug ins Ausland zu motivieren, müssen viele Hürden übersprungen werden. Mit einem digitalen Vorstellungsgespräch senken Recruiter die Hürden, um mit geeigneten Fachkräften ins Gespräch zu kommen. Denn der Anfahrtsweg entfällt. Arbeitgeber sind somit für Bewerber interessanter, die im Ausland wohnen.

 

Leichtere Terminabstimmung

Da der stundenlange Anfahrtsweg wegfällt und Bewerber insgesamt weniger Zeit für ein digitales Videointerview einplanen müssen, fällt die Terminabstimmung zwischen Arbeitgebern und Bewerbern leichter. Beide Seiten können sich relativ schnell auf einen geeigneten Gesprächstermin einigen. Am besten sind immer Randzeiten geeignet; also vor allem der frühe Vormittag und der späte Nachmittag.

 

Entfallende Anfahrtszeiten sorgen für bessere Candidate Experience

Für Bewerber entfällt die lange Anreise von teilweise Hunderten Kilometern. Dadurch sparen die Bewerber Zeit. Die Bewerber sind beim eigentlichen Vorstellungsgespräch auch deutlich ausgeruhter und konzentrierter. Die positiven Auswirkungen auf den Bewerber und den Gesprächsverlauf sorgen dadurch gleichzeitig für eine bessere Candidate Experience.

 

Geringere Kosten

Aufgrund der wegfallenden Anreise müssen Arbeitgeber keine Reise- und Übernachtungskosten übernehmen. Dadurch senken Arbeitgeber ihre Recruiting-Kosten.

 

Stärkung der Arbeitgebermarke

Ein digitales Vorstellungsgespräch, welches gut vorbereitet ist und professionell durchgeführt wird, überzeugt auch die Talente. Als Recruiter zeigen Sie damit, dass Sie im Zeitalter der Digitalisierung angekommen sind und neue Technologien einsetzen. Besonders bei jungen Fachkräften spielt dies eine wichtige Rolle. Als Arbeitgeber stärken Sie so Ihre Arbeitgebermarke.

 

Nachteile von digitalen Vorstellungsgesprächen

Obwohl die Vorteile überwiegen, können digitale Vorstellungsgespräch selbstverständlich auch Nachteile für den Recruiter bringen.

 

Fehlende nonverbale Signale

Bei Vorstellungsgesprächen spielen neben Hard Skills auch Soft Skills eine entscheidende Rolle. Ein Vorstellungsgespräch dient nämlich auch der Vergewisserung, ob es menschlich zwischen den Beteiligten passt. Auf einem Bildschirm können nonverbale Signale allerdings nicht so gut vermittelt werden, die für die Bewertung des Gesamteindrucks eines Bewerbers aber wichtig sind. Dies sollten Sie bei der Durchführung von Online-Vorstellungsgesprächen immer im Hinterkopf behalten.

 

Probleme mit der Technik

Technische Probleme während eines Online-Vorstellungsgesprächs können die Gesprächsatmosphäre negativ beeinflussen und die Beteiligten unter Stress setzen. Einerseits sollten die technischen Anforderungen nicht zu hoch sein, damit auch technisch weniger gut ausgestattete Talente ein Videointerview wahrnehmen können. Anderseits müssen die Zuverlässigkeit und die Qualität ausreichend hoch sein, was wiederum bestimmte technische Anforderungen voraussetzt. Ein vorheriger Technikcheck ist daher unabdingbar.

 

Fehlender Einblick ins Unternehmen

Bei einem Online-Vorstellungsgespräch fehlt der Kontakt mit Mitarbeitern und der Einblick in die Atmosphäre des Unternehmens. Als guter Recruiter können Sie diesen Mangel aber beheben, indem Sie eben nicht nur mit dem Bewerber sprechen, sondern auch einen virtuellen Rundgang im Unternehmen anbieten und ein paar Teammitglieder kurz vorstellen.

 

Anregungen fürs perfekte Online-Vorstellungsgespräch

Ein Online-Vorstellungsgespräch sollte nicht zwischen Tür und Angel stattfinden. Nur weil es sich um ein Online-Vorstellungsgespräch handelt, heisst das schliesslich nicht, dass weniger Sorgfalt und Vorbereitung notwendig wären. Die folgenden Anregungen helfen Ihnen dabei, ein professionelles Videointerview zu planen und durchzuführen.

 

Gewissenhafte Vorbereitung

Auf ein Online-Vorstellungsgespräch müssen Sie sich so gewissenhaft wie auf ein Vorstellungsgespräch von Angesicht zu Angesicht vorbereiten. Wichtig ist vor allem, dass Sie alle notwendigen Unterlagen am Platz parat haben. Dazu kann auch ein Gesprächsleitfaden mit typischen, aber auch individuellen Fragen gehören.

Stellen Sie sich am besten ein Glas Wasser an die Seite, um einem trockenen Mund vorzubeugen. Ausserdem achten Sie auf eine korrekte Körperhaltung und auf eine gute Stimmlage. Üben Sie unbedingt vor Ihren ersten Online-Vorstellungsgesprächen, wie Ihre Körperhaltung und Ihre Stimme digital wirken.

 

Technik überprüfen

Eine funktionierende Technik ist für ein professionelles Vorstellungsgespräch essenziell. Daher sollten Sie vorher einen Technikcheck durchführen und die Funktionsfähigkeit der einzelnen Komponenten überprüfen. Die Kamera, das Mikrofon, das Internet oder die Software haben nämlich ihre Tücken. Sie können auch eine Generalprobe mit einem Kollegen durchführen, um alles auf Herz und Nieren zu überprüfen.

Sie müssen darüber hinaus davon ausgehen, dass die Bewerber nicht mit der verwendeten Technologie oder Software vertraut sind. Daher senden Sie den Bewerbern vorher rechtzeitig die wichtigsten Informationen zum Ablauf und zum Equipment zu.

 

Störquellen beseitigen

Es gehört zum guten Ton von professionellen Videogesprächen, Störquellen möglichst zu minimieren. Denn ins Gespräch hereinplatzende Kollegen oder Familienmitglieder stören den Gesprächsfluss und lenken Sie sowie Ihr Gegenüber ab.

Sorgen Sie daher für eine ungestörte Atmosphäre, indem Sie das Online-Vorstellungsgespräch in einem ruhigen Raum abhalten, den Sie eventuell sogar abschliessen. Alternativ können Sie auch ein Schild an die Tür mit der Bitte hängen, nicht anzuklopfen oder hereinzukommen.

Ausserdem sollten Sie die Telefone lautlos stellen oder umleiten. Zusätzlich deaktivieren Sie auf Ihren technischen Geräten die Notifikationen von Messenger- und Mail-Programmen, um nicht gestört zu werden. Auch ein Radio im Hintergrund, eine Klimaanlage oder einen Ventilator sollten Sie deaktivieren, sofern Ihnen das möglich ist.

 

Augenhöhe und Blickkontakt

Die Kamera der verwendeten Hardware sollte sich immer auf Augenhöhe befinden. So schauen Sie weder von oben herab noch von unten hinauf. Wenn Sie beispielsweise einen Laptop verwenden, können Sie diesen auf einen Laptopständer stellen. Für ein Smartphone verwenden Sie am besten ein geeignetes Stativ.

Auch in der virtuellen Welt können Sie einen Blickkontakt aufbauen, indem Sie vor allem beim Reden in die Kameralinse und nicht auf den Bildschirm schauen. Insgesamt sollten Sie auf eine gute Beleuchtung achten, sodass Sie selbst nicht im Schatten sitzen. Als Lösung bieten sich eine Schreibtischlampe oder eine Ringlampe an. Für eine professionelle Lichtstimmung ist die Dreipunkt-Ausleuchtung empfehlenswert.

 

Auf neutralen Hintergrund beachten

Der Videohintergrund spiegelt auch die Unternehmenskultur und Ihre Professionalität wider. Unordnung und persönliche Details im Hintergrund sind daher ein Tabu bei Online-Vorstellungsgesprächen. Darauf sollten Sie vor allem achten, wenn Sie das Videointerview selbst in den eigenen vier Wänden im Homeoffice führen. Der Hintergrund sollte so neutral wie möglich sein. Gegebenenfalls können Sie je nach verwendeter Software den Hintergrund auch unkenntlich machen. Dann lenkt den Bewerber nichts ab.

 

Datenschutz beachten

Bei Online-Interviews werden personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet. Ausserdem gibt es bei vielen Videokonferenz-Anbietern einen Datenaustausch mit Servern in anderen Ländern. Deshalb müssen Sie immer genau überprüfen, wie Sie die Anforderungen des gesetzlichen Datenschutzes einhalten können; besonders weil sich die Anforderungen stetig ändern.

Online-Interviews sind nicht per se datenschutzwidrig, aber eine rechtliche Einschätzung von Datenschutzbeauftragten und internen Juristen ist essenziell für die Rechtssicherheit. So können Sie beispielsweise nicht ohne Weiteres ein Online-Vorstellungsgespräch aufzeichnen. Stattdessen benötigen Sie das Einverständnis und ganz klare Regeln für die Aufnahme, Speicherung und Löschung.

 

Virtuelle Führung durchs Unternehmen

Nicht nur Sie wählen die Fachkräfte aus, sondern die Fachkräfte fällen auch eine Entscheidung gegen oder für Ihr Unternehmen. Aufgrund der fehlenden physischen Anwesenheit im Unternehmen ist es bei digitalen Vorstellungsgesprächen schwieriger, die Bewerber von den Vorzügen des eigenen Unternehmens zu überzeugen. Daher müssen Sie den Bewerbern eine Möglichkeit geben, sich in die Arbeit in Ihrem Unternehmen hineinzuversetzen.

Denn die Atmosphäre im Unternehmen im Allgemeinen und im Büro im Speziellen lässt Rückschlüsse auf die Unternehmenskultur und die Art der Zusammenarbeit zu. Deshalb führen Sie mit der Kamera (Tablet oder Smartphone) virtuell durch das Unternehmen und berichten über den Aufbau der Büros. Alternativ haben Sie die Möglichkeit, eine kurze Videoaufnahme von den Räumlichkeiten zu zeigen, die Auskunft über die Arbeitsatmosphäre und Arbeitsbedingungen gibt. Ergänzen können Sie Ihre visuelle Besichtigung mit Angaben zu typischen Tagesabläufen und zur Zusammenarbeit der Teams und Kollegen innerhalb eines Teams.

 

Teammitglieder virtuell vorstellen

In einem persönlichen Vorstellungsgespräch können Sie dem Bewerber ungezwungen ein paar potenzielle Kollegen vorstellen, wenn diese sich gerade in oder vor ihren Büros aufhalten. So erkennen Sie ein wenig besser, ob die Chemie zwischen dem Bewerber und den Teammitgliedern ansatzweise stimmt. Daher übertragen Sie dieses Vorgehen am besten in die digitale Welt.

Denn indem Sie ein paar Teammitglieder zu Beginn eines Online-Vorstellungsgesprächs virtuell vorstellen, lockern Sie die Gesprächsatmosphäre auf und geben einen Einblick in den Kollegenkreis. Sie erhalten so auch Anhaltspunkte für die kulturelle Übereinstimmung. Das ist schliesslich ein entscheidender Faktor, wenn Sie Personal aus dem Ausland rekrutieren.

 

Mit professionellen Online-Vorstellungsgesprächen Fachkräfte überzeugen

Die Auswirkungen der Coronapandemie haben in vielen Bereichen die Digitalisierung vorangebracht. So auch in den Bereichen HR und Recruiting. Vorstellungsgespräche über Zoom, Microsoft Teams, Google Meet, Skype oder anderen Videokonferenz-Anwendungen haben stark zugenommen. Diese digitalen Vorstellungsgespräche werden aufgrund ihrer Vorteile auch in Zukunft eher die Regel als die Ausnahme sein. Da die räumliche Distanz bei Online-Vorstellungsgesprächen keine Rolle spielt, eignen sie sich hervorragend für die Rekrutierung von internationalen Bewerbern.

 

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